Über den Kooperationspartner Benno MailArchiv bietet onOffice eine revisionssichere Archivierung von E-Mails. Geschäftliche Korrespondenz bleibt damit jederzeit nachvollziehbar.
Die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist enthalten in onOffice enterprise all-in. Sie können sie außerdem mit dem Absicherungspaket oder einzeln als Zusatzmodul buchen.
Alle E-Mails, die eine Geschäftsanbahnung und -durchführung betreffen, müssen revisionssicher archiviert werden. In Ihrem Arbeitsalltag betrifft das beispielsweise Absprachen zur Höhe des Kaufpreises oder der Miete, zur Provisionshöhe oder -anpassung, zu Gemeinschaftsgeschäften, zum Einräumen von Rabatten oder Skonto. Für Auftragsbestätigungen und das Stornieren von Aufträgen gilt die Regelung ebenfalls.
onOffice kooperiert mit dem Anbieter LWsystems. Dessen Produkt Benno MailArchiv archiviert E-Mails automatisiert im Hintergrund und bietet eine selbsterklärende Bedienung sowie eine umfangreiche Suchfunktion. Damit erfüllen Sie ohne Mehraufwand die rechtlichen Vorgaben.
Alle E-Mails Ihrer Domain, also Posteingänge und -ausgänge samt ihrer Anhänge, werden dauerhaft gemäß den GoBD-Anforderungen gespeichert. Ihre Arbeitsprozesse werden nicht beeinträchtigt, weil die Archivierung automatisch und unmittelbar im Hintergrund abläuft. Unmittelbar, da es beispielsweise Pflicht ist, dass eine E-Mail, die etwa am Freitagnachmittag um 15 Uhr eintrifft, direkt archiviert wird und nicht erst zu Beginn der neuen Arbeitswoche.
Dank der umfassenden Archivierung werden alle Vorgänge dokumentiert, was im Falle einer juristischen Auseinandersetzung von Bedeutung ist.
Auch für die Datensicherheit ist gesorgt: Den Zugriff auf das Mailarchiv können Sie passwortgeschützt konfigurieren und nur bestimmten Personen einräumen, wie etwa den Mitarbeitern der Buchhaltung.
Das gesamte Mailarchiv ist durchsuchbar – samt aller Anhänge. Bei der revisionssicheren Archivierung von Benno MailArchiv wird sowohl bei E-Mails als auch bei allen Dateianhängen der Volltext indexiert. 1.300 Dateiformate werden unterstützt, von Bildformaten wie jpeg-Dateien bis hin zu xml-Tabellen. Dadurch können alle E-Mails und alle jemals empfangenen Dateianhänge nach der gewünschten Information durchsucht werden. Wurde die relevante Information beispielsweise nur als Anhang versendet, stoßen herkömmliche E-Mail-Programme an ihre Grenzen. Mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung von onOffice finden Sie jede E-Mail schnell wieder.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) besagen, dass geschäftsrelevante Vorgänge sechs Jahre und Buchhaltungsdokumente, wie Rechnungen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Ein Großteil der Kommunikation läuft jedoch mittlerweile elektronisch ab. Hier ist eine revisionssichere Datensicherung notwendig, d. h. Dokumente müssen unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar gespeichert werden. Damit nicht jede einzelne E-Mail ausgedruckt und abgeheftet werden muss, bietet onOffice den Service von Benno MailArchiv, um alle E-Mails samt ihren Anhängen automatisch gemäß den GoBD-Anforderungen zu archivieren.
Alle E-Mails Ihrer Domain, also Posteingänge und -ausgänge samt ihrer Anhänge, werden dauerhaft gemäß den GoBD-Anforderungen gespeichert. Ihre Arbeitsprozesse werden nicht beeinträchtigt, weil die Archivierung automatisch und unmittelbar im Hintergrund abläuft. Unmittelbar, da es beispielsweise Pflicht ist, dass eine E-Mail, die etwa am Freitagnachmittag um 15 Uhr eintrifft, direkt archiviert wird und nicht erst zu Beginn der neuen Arbeitswoche.
Dank der umfassenden Archivierung werden alle Vorgänge dokumentiert, was im Falle einer juristischen Auseinandersetzung von Bedeutung ist.
Auch für die Datensicherheit ist gesorgt: Den Zugriff auf das Mailarchiv können Sie passwortgeschützt konfigurieren und nur bestimmten Personen einräumen, wie etwa den Mitarbeitern der Buchhaltung.
Das gesamte Mailarchiv ist durchsuchbar – samt aller Anhänge. Bei der revisionssicheren Archivierung von Benno MailArchiv wird sowohl bei E-Mails als auch bei allen Dateianhängen der Volltext indexiert. 1.300 Dateiformate werden unterstützt, von Bildformaten wie jpeg-Dateien bis hin zu xml-Tabellen. Dadurch können alle E-Mails und alle jemals empfangenen Dateianhänge nach der gewünschten Information durchsucht werden. Wurde die relevante Information beispielsweise nur als Anhang versendet, stoßen herkömmliche E-Mail-Programme an ihre Grenzen. Mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung von onOffice finden Sie jede E-Mail schnell wieder.
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) besagen, dass geschäftsrelevante Vorgänge sechs Jahre und Buchhaltungsdokumente, wie Rechnungen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Ein Großteil der Kommunikation läuft jedoch mittlerweile elektronisch ab. Hier ist eine revisionssichere Datensicherung notwendig, d. h. Dokumente müssen unmittelbar, nicht veränder- oder manipulierbar gespeichert werden. Damit nicht jede einzelne E-Mail ausgedruckt und abgeheftet werden muss, bietet onOffice den Service von Benno MailArchiv, um alle E-Mails samt ihren Anhängen automatisch gemäß den GoBD-Anforderungen zu archivieren.
Was ist revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Revisionssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass alle in der Software archivierten E-Mails und Anhänge dauerhaft, manipulationssicher und gesetzeskonform gespeichert werden.
Welche Vorteile bietet die revisionssichere E-Mail-Archivierung von onOffice?
Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bietet die revisionssichere E-Mail-Archivierung eine schnelle und effiziente Suchfunktion, einen effektiven Schutz vor Datenverlust, eine einfache Integration in bestehende Workflows und die Möglichkeit zur Einbindung von Drittanbietern.
Welche Sicherheitsmaßnahmen werden bei der E-Mail-Archivierung von onOffice getroffen?
Die E-Mail-Archivierung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über den Kooperationspartner Benno MailArchiv. Die Daten werden auf zwei verschiedenen Servern gespeichert, um ein Höchstmaß an Datensicherheit zu gewährleisten. Alle E-Mails Ihrer Domäne inklusive Anhängen werden GoBD-konform und dauerhaft archiviert. Die Archivierung erfolgt automatisch im Hintergrund, so dass Ihre Arbeitsabläufe nicht unterbrochen werden. Die lückenlose Archivierung stellt sicher, dass alle Vorgänge dokumentiert sind, was im Falle einer juristischen Auseinandersetzung von Bedeutung ist. Mehr Infos dazu finden Sie auch auf unserem onOffice Makler-Blog.
Auch die Datensicherheit ist gewährleistet. Der Zugriff auf das Mailarchiv kann passwortgeschützt konfiguriert und nur ausgewählten Personen, wie z.B. der Buchhaltung, zugänglich gemacht werden.
Können die E-Mails nach bestimmten Inhalten durchsucht werden?
Ja, die revisionssichere Archivierung von Benno MailArchiv ermöglicht die Recherche im gesamten E-Mail-Archiv inklusive aller Anhänge. Derzeit werden 1.300 verschiedene Dateiformate unterstützt, darunter auch jpeg-Dateien und xml-Tabellen.
Sind die archivierten E-Mails manipulierbar?
Nein. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) schreiben vor, dass geschäftsrelevante Vorgänge sechs Jahre und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren sind. Dabei ist eine revisionssichere Datensicherung erforderlich: Dokumente müssen unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden.
Kann die revisionssichere E-Mail-Archivierung für jede Domain aktiviert werden?
Die revisionssichere E-Mail-Archivierung funktioniert nur bei E-Mail-Servern, die bei der onOffice GmbH liegen.
Wie kann ich auf die archivierten E-Mails in onOffice zugreifen?
Die archivierten E-Mails können über die Suchfunktion unserer Maklersoftware schnell und einfach gefunden und eingesehen werden.
Die Mail-Archivierung von LWsystems ist nicht einfach nur ein Archiv für E-Mails. Benno MailArchiv läuft als externe Software im sicheren onOffice Rechenzentrum und unterstützt Sie aktiv bei der Suche nach wichtigen Informationen und E-Mails. Die Archivierungsfunktion kann nur pro Domain aktiviert werden. Dadurch werden alle elektronischen Postfächer eines Unternehmens automatisch archiviert.
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Das Aachener Softwareunternehmen onOffice wurde 2001 als Einzelunternehmen gegründet. Seit 2015 wurden Niederlassungen in Wien, Zürich, Ljubljana, Turin, Barcelona, Zagreb und London gegründet.
Das eigenfinanzierte Familienunternehmen mit über 310 Mitarbeitern und Alleininhaber Stefan Mantl überzeugt mit seinem fundierten Know-how neben Immobilienmaklern, auch Banken, Makler-Netzwerke sowie Fertighaushersteller. Der zweite Geschäftsbereich des Unternehmens umfasst die Konzeption und Realisierung von Maklerwebsites sowie Suchmaschinenoptimierung.
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